Bezpieczeństwo danych w każdej firmie to najważniejsza sprawa dla jej właściciela. Nie raz zdarzyło się bowiem, że dokumenty zawierające ważne dane dostały się w niepowołane ręce. Po prostu wypłynęły z firmy w nieodpowiednim momencie. A przecież niepotrzebnych, starych faktur czy też zamówień wcale nie trzeba wyrzucać do kosza. Można je po prostu zniszczyć przy pomocy niszczarki dokumentów. Jest to sposób znacznie bezpieczniejszy niż ich podarcie, gdyż nawet w sytuacji, kiedy uda się nam to zrobić w miarę umiejętnie to i tak dokumenty będą zawierać części, które po złożeniu będzie można odczytać.
Stosując w firmie urządzenia niszczące takiej obawy już nie będzie, gdyż niszczone akta będą pocięte w przysłowiowy „drobny mak” lub też paski, w zależności od tego jakie urządzenie niszczące zdecydujemy się zastosować. Wyróżniamy dwa typy urządzeń – niszczarki dokumentów tnące papier w paski w kilku różnych wielkościach lub też ścinki w zależności od zastosowanego w urządzeniu poziomu tajności DIN 2- 7. Im numer wyższy tym oczywiście znacznie skuteczniejsze niszczenie. Kupując niszczarkę należy wziąć jednak nie tylko poziom tajności urządzenia lecz również to w jakim trybie pracy urządzenie będzie pracować. Zasadą jest, że w niewielkich firmach, zatrudniających jedynie kilku pracowników wystarczy urządzenie biurowe serii Standard. Gdy jednak niszczarki dokumentów mają być przeznaczone do pracy ciągłej a więc niszczenie co najmniej kilkudziesięciu kartek jednocześnie niezbędna okaże się maszyna oznaczona serią Profesional mogąca niszczyć nawet ryzę papieru na raz.
Jak skuteczniej niszczyć dokumentację – normy DIN
Jak zostało wcześniej wspomniane, samodzielne niszczenie dokumentów na niewiele się zda, gdy w grę wchodzą tajne, wrażliwe dane osobowe lub firmowe. W takiej sytuacji nie tylko potrzebujemy odpowiedniej niszczarki, ale przede wszystkim sprzętu, który spełnia określone normy, co do poziomu likwidowania akt. Z tego powodu, zanim przystąpimy do zakupu niszczarki, warto przekalkulować, jaki procent wszystkich dokumentów znajdujących się w przedsiębiorstwie posiada dane wrażliwe. Kolejna kwestia to wybór niszczarki, która skutecznie poradzi sobie z pocięciem każdego dokumentu. Najlepsze będą oczywiście te, które robią to ultra szybko. Jak je wybrać?
Każda niszczarka przynależy do jednego z siedmiu stopni niszczenia dokumentacji. Wiadomo, że te z 1 stopniem będą idealne do domu, by niszczyć korespondencję czy reklamy. Do firmy potrzebujemy czegoś bardziej zaufanego i przede wszystkim wytrwałego, czyli maszyny niszczącej, o stopniu 7. Używa ją na przykład wojsko polskie i inne wysokie instancje w naszym kraju.
Czy dane z płyt CD i dyskietek da się usunąć?
Dokumenty to sprawa prosta, ponieważ wystarczy wsunąć je do niszczarki i gotowe. A co z danymi, zapisanymi na płytach CD, dyskietkach lub pendrive’ach? Tutaj również znajdziemy sprzęty niszczące wprost do zadań specjalnych. Potrafią w drobny mak zamienić płytę CD, dyskietkę, płytę, karty pamięci lub pendrive. Często też są dwufunkcyjne, gdyż możemy jednocześnie niszczyć w nich papier, ale też drukować dokumenty. Jednak połączenie drukarki z niszczarką to kosztowna inwestycja, dlatego zanim do niej przystąpimy, lepiej dokładnie zastanowić się, czy na pewno tak skomplikowanej maszyny niszczącej potrzebuje nasze przedsiębiorstwo.
A co z dokumentami, które nie mogą być zniszczone?
Właśnie, co zrobić z aktami, które są potrzebne w firmie, ale nie chcemy, by te wpadły w niepowołane ręce? W takiej sytuacji powinniśmy wyznaczyć miejsce w biurze (pokój lub sejf), które będzie dobrze zabezpieczone i wzbogacone na przykład o monitoring lub czujniki, które włączają alarm, gdy ktoś próbuje otworzyć drzwi bez klucza.
Artykuł przygotowany przez firmę Solo-Kolos zajmującą się dystrybucją urządzeń i artykułów biurowych.
