W Twojej firmie codziennie przybywa dokumentów, które muszą być przechowywane w odpowiedni sposób, ze względu na ich niejednokrotnie poufną zawartość. Na co musisz zwrócić uwagę, przechowując je i jak długo należy to robić?
Które dokumenty muszą być przechowywane?
Obowiązek archiwizacji dokumentów przez przedsiębiorców jest uregulowany prawnie. Natomiast to, jak długo powinny być przechowywane Twoje pisma, zależy od ich rodzaju. Dlatego dzieli się je na 3 kategorie: podatkowe, kadrowe oraz te dotyczące ZUS-u.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z ustawą, należy przechowywać je przez 5 lat. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Zalicza się tu w szczególności:
- dokumenty związane z poborem podatkowym,
- kopie oraz oryginały faktur,
- księgi podatkowe i związana z nimi dokumentacja,
- kopie wystawionych rachunków.
Dokumenty kadrowe
Jeszcze do niedawna polskie prawo przewidywało obligatoryjne przetrzymywanie wszelkiej dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Było to niezwykle kłopotliwe, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw. Od 1 stycznia 2019 roku dokumenty osób zatrudnionych od tego dnia włącznie powinny być przechowywane 10 lat.
Dokumenty ZUS
Dokumenty związane z ZUS-em należy przechowywać 5 lat w formie elektronicznej lub papierowej. Wśród nich znajdują się m.in. dokumenty:
- zgłoszeniowe – ZUS ZFA, ZUS ZPA. W ich przypadku nie został przewidziany czas przechowywania,
- rozliczeniowe – potwierdzają wysokość odprowadzanych składek,
- płatnicze – dokumentujące wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz fundusze pracy.
Archiwizacja dokumentów
Przechowywanie dokumentów może być kłopotliwe, szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw oraz tych z długim stażem działalności. Wiesz już, które z nich musisz przechowywać i po jakim czasie możliwe jest ich zniszczenie. Jak możesz pomóc sobie w usystematyzowaniu przechowywanych dokumentów? Dostęp do tych umieszczonych w segregatorach ułatwiają klipsy archiwizacyjne. Jest to tanie oraz proste rozwiązanie. Klips umożliwi Ci przenoszenie dużej ilości kartek z segregatorów do pudełek archiwizacyjnych, skracając cały proces.
Podsumowując
Warto wiedzieć, które dokumenty muszą być przechowywane. Szczególnie w razie kontroli jest niezwykle ważne, aby znać ich dokładne położenie oraz móc w łatwy sposób je odszukać. Dlatego tak istotne jest, aby w archiwum panował porządek i przechowywane w nim były tylko dokumenty, które tego wymagają.
