Prowadząc działalność opartą na sprzedaży usług i produktów, najważniejszym dokumentem potwierdzającym transakcję jest faktura. Musi być ona wystawiona na określonych zasadach, gdyż tylko wtedy jest ważna. W dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania dokumentów zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Czy w takim wypadku faktura musi więc posiadać podpis i firmową pieczątkę, aby dokument był wygenerowany prawidłowo?
Co powinna zawierać faktura?
Faktura to dokument potwierdzający sprzedaż produktów i usług. Stanowi także ważny dokument niezbędny do prowadzenia rozliczeń w firmie oraz ewidencjonowania kosztów, oraz przychodów przedsiębiorstwa. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach i zawierać szczegółowe zestawienie sprzedaży. Na prawidłowo skonstruowanym dokumencie muszą się znaleźć takie elementy jak:
- numer faktury i data jej wystawienia,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy,
- informacje dotyczące sprzedawanego produktu lub usługi, takie jak cena i ilość,
- całkowita suma do zapłaty z uwzględnieniem VAT,
- dodatkowe adnotacje, takie jak termin czy forma zapłaty.
Jak widać, wśród tych elementów nie ma wzmianki ani o konieczności wystawienia podpisu, ani pieczątki. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, konieczność sygnowania faktur została zniesiona 27 kwietnia 2004 roku, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą wystawiać dokumenty w formie elektronicznej. Pieczątka na fakturze nie wpływa na ważność dokumentu, jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na oznakowanie dokumentu firmowym stemplem. Jakie to ma znaczenie dla obu stron transakcji?
Dlaczego warto zdecydować się na pieczątkę?
Obecnie większość firm prowadzi ewidencję księgowo – finansową w sposób elektroniczny, gdyż znacznie ułatwia to pracę. Korzystając z dedykowanych programów, nie trzeba ręcznie wypełniać dokumentów, a wszystkie faktury przechowywane są na komputerze. Wielu przedsiębiorców decyduje się jednak na papierową formę ewidencjonowania sprzedaży i tradycyjne archiwizowanie dokumentacji. W tym przypadku warto opatrzyć fakturę firmową pieczątką oraz podpisem, gdyż jest to dodatkowym potwierdzeniem autentyczności dokumentu. Nie ma więc ryzyka, że faktura zostanie podrobiona lub zmanipulowana, co jest gwarantem bezpieczeństwa dla obu stron transakcji. Ponadto, firmowa pieczęć z danymi przedsiębiorstwa jest także formą reklamy oraz wpływa na profesjonalny wizerunek firmy. Warto więc zdecydować się na pieczątkę i używać jej do zatwierdzania nie tylko ważnych dokumentów, ale także zwykłych faktur.
